Hur du hanterar försvunna kvitton
Bokföringslagen ställer krav på att kvitton och andra former av dokument med räkenskapsinformation arkiveras. Likaså måste du kunna styrka kostnader när Skatteverket gör en granskning. Det händer dock att kvitton försvinner, inte minst när anställda gör reseräkningar.
Om du vill undvika försvunna kvitton kan du testa Skovik: Gå till Skovik och slipp bortappade kvitton »
Åtgärder när kvittot försvunnit
Ifall ett kvitto har försvunnit kan du företrädesvis be utställaren att skapa ett nytt kvitto. Ifall det inte går, kan du själv upprätta en verifikation, också kallad bokföringsorder. Verifikationen ska innehålla samma uppgifter som ett vanligt kvitto.
Vid upprättande av ett eget verifikat kan du normalt sett dra av kostnaden i din verksamhet, givet att du på annat sätt kan styrka att du haft kostnaden.
Att tappa bort kvitton rutinmässigt kan skapa problem. Det finns ingen regel som avgör hur många kvitton du får tappa bort. Du ska kunna styrka att du haft de kostnader du påstår dig ha haft och Skatteverket gör en prövning från fall till fall. Om kvitton försvinner i något enstaka fall, det handlar om mindre belopp och det går att påvisa rimlighet i att kostnaden hör till affärsverksamheten är det oftast inte ett problem.
Notera att du typiskt sett inte har avdragsrätt för momsen ifall du upprättar bokföringsordern själv. Enligt Regeringens proposition 2007/08:25 medges, vid särskilda skäl, att avdrag görs trots att ett underlag inte uppfyller lagens krav på fakturans innehåll eller att fakturan helt saknas. "Detta bör gälla under förutsättning att avdragsrätten kan styrkas med stöd av uppgifter i annan tillgänglig dokumentation, t.ex. ett avtal mellan parterna, eller om den uteblivna eller felaktiga uppgiften inte har någon avgörande betydelse för skattekontrollen." Att upprätta egen dokumentation är i sig inte nog för att ges avdragsrätt för momsen.
För att minska problem med borttappade kvitton kan du gå över till att hantera kvitton och fakturor digitalt. Papperskvitton är lätta att tappa bort, det är enklare att gardera sig mot att digitala kvitton försvinner.