Avdragsrätt för representation

Representationsutgifter är i många fall bara delvis eller inte alls avdragsgilla. Vi reder ut begreppen och visar hur beräkningarna ska göras när du har ett representationskvitto.

För att slippa göra beräkningarna på avdragsgill och icke avdragsgill representation för kvitton kan du istället låta Skovik göra jobbet: Gå till Skovik för att hantera representation »

Avdrag på kvitton vid intern och extern representation

Om utgifter för extern representation har direkt samband med verksamheten och ingår som en del i dina affärsförhandlingar har du avdragsrätt för utgifterna helt eller delvis. Även intern representation kan vara avdragsgill. Hit räknas exempelvis personalfester och informationsmöten, men inte sällskapsliv eller personlig gästfrihet. Möten som hålls regelbundet med korta mellanrum kan inte räknas som intern representation, inte heller information eller planering av företagets löpande arbete.

Avdragsrätten för representations består i två delar – en del som har att göra med inkomstbeskattningen och en annan del som hör till mervärdesskatten. Dessa sammantaget avgör hur mycket du har rätt att göra avdrag för.

Längre ner på sidan följer exempel på beräkningar av representation. Dessa är hämtade från Skatteverket och behandlar både avdragsgilla nivåer för inkomsbeskattningen och mervärdesskatten.

Gå till Skatteverkets allmäna råd om representation

Avdragsram för representation vid inkomstbeskattning

Den del av representationen som hör till inkomstbeskattningen är relativt enkel. När representationstillfället sker över en lunch, middag eller supé kan du göra avdrag på kvittot med högst 90 kr per person och tillfälle. Om det rör sig om andra måltider, såsom frukost eller fika, kan du dra av högst 60 kr per person. När representationen görs vid någon annan form av tillställning, såsom golf eller teater, är det möjligt att göra avdrag om högst 180 kr per person.

Avdragsgill moms vid representation

För att avgöra hur mycket moms som är avdragsgill tar man hänsyn till antalet deltagare, om det var intern eller extern representation, ifall alkohol ingick och om det pågick demonstration/visning under representationstillfället. Dessutom finns två sätt att beräkna momsen – antingen efter schablon eller faktisk kostnad.

Vid beräkning av avdragsgill moms pratar man om storleken på det underlag som du har rätt att dra av moms på. Säg att du t.ex. köpt en avdragsgill dator (alltså inte representation) till verksamheten och den kostade 5 000 kr exkl. moms (eller 6250 kr inkl. moms). Då är det s.k. underlaget för avdragsgill moms 5 000 kr. Här blir den avdragsgilla momsen 5 000 kr * 25% = 1 250 kr.

Skatteverket har satt olika tak för hur stort underlaget för den avdragsgilla momsen är. Underlaget motsvaras alltså inte nödvändigtvis av summan av köpet exkl. moms, utan kan vara mindre. Såhär följer reglerna för momsen:

1. Vid extern representation är det maximala underlaget för moms 300 kr (exkl. moms) per person, även om den faktiska kostnaden varit högre. Sprit och vin får inte ingå, starköl går dock bra. Alternativt kan du tillämpa en schablon för avdragsgill moms på 46 kr per person.
2. Det maximala momsunderlaget vid intern representation är 200 kr per person. Här får sprit och vin inte ingå, dock går det bra med starköl. Alternativ momsschablon om 31 kr per person.
3. Om det förekommit vin eller sprit, vare sig det handlar om intern eller extern representation, uppgår det maximala underlaget för moms till 180 kr per person. Alternativt en schablon om 28 kr.
4. Vid andra tillställningar än middagar och luncher, såsom golf eller teater, uppgår momsunderlaget till 180 kr per person. (Underlaget motsvarar alltså samma belopp som är avdragsgillt vid inkomstbeskattningen).
5. Vid enklare förtäring, t.ex. frukost eller fika, är underlaget för avdragsgill moms 60 kr per person. (Underlaget motsvarar alltså samma belopp som är avdragsgillt vid inkomstbeskattningen).
6. Om du haft en demonstration eller visning med lättare förtäring, utan sprit eller vin, är underlaget för momsavdrag 300 kr per person. Schablon om 46 kr per person.
7. Vid demonstration eller visning och lättare förtäring med sprit eller vin uppgår underlaget till 180 kr per person. Schablonen för moms är 28 kr.

Gå till Skatteverkets ställningstagande om underlag för momsavdrag

Exempel på beräkningar av representation

Här följer några beräkningsexempel på avdragsgill och icke avdragsgill representation. Dessa exempel är hämtade från Skatteverkets hemsida.

Lunch med alkoholfri dryck

X AB har i samband med en affärsförhandling, extern representation, haft kostnader för lunch med totalt 450 kr för tre personer. Kostnaden avser mat och alkoholfri måltidsdryck. Restaurangen har tagit ut mervärdesskatt med 12 procent. Av totalbeloppet, 450 kr, avser därför 48,20 kr (10,71 % av 450 kr) mervärdesskatt. X AB har en verksamhet som medför avdragsrätt för mervärdesskatt.

Kostnaden för lunchen understiger 300 kr exklusive mervärdesskatt per person. X AB har rätt till avdrag för hela den debiterade mervärdesskatten, dvs. 48,20 kr. Vid inkomstbeskattningen kan bolaget göra avdrag med 270 kr (3 x 90 kr). Återstående del av måltidsutgiften, 131,80 kr, blir en icke avdragsgill kostnad för representation.

Middag med starköl – tillämpning av en schablon

Y AB har i samband med en affärsförhandling, extern representation, haft kostnader för middag med totalt 1758 kr för tre personer. Kostnaden för mat är 900 kr exklusive mervärdesskatt och kostnaden för starköl är 600 kr exklusive mervärdesskatt. Restaurangen har tagit ut mervärdesskatt med 258 kr (12 % på 900 kr och 25 % på 600 kr). Y AB har en verksamhet som medför avdragsrätt för mervärdesskatt.

Y AB kan få avdrag för mervärdesskatt med skäliga 46 kr per person. I det nu aktuella fallet har bolaget därför rätt att dra av mervärdesskatt med 138 kr. Y AB behöver då inte göra någon beräkning utifrån faktiska kostnader för mat respektive starköl. Vid inkomstbeskattningen kan bolaget göra avdrag med 270 kr (3 x 90 kr). Återstående del av måltidsutgiften, 1350 kr, blir en icke avdragsgill kostnad för representation.

Middag med starköl - fördelning utifrån faktiska kostnader

Z AB har i samband med en affärsförhandling, extern representation, haft kostnader för middag med totalt 1758 kr för tre personer. Kostnaden för mat är 900 kr exklusive mervärdesskatt och kostnaden för starköl är 600 kr exklusive mervärdesskatt. Restaurangen har tagit ut mervärdesskatt med 258 kr (12 % på 900 kr och 25 % på 600 kr). Z AB har en verksamhet som medför avdragsrätt för mervärdesskatt.

Z AB vill inte tillämpa schablonen vid beräkning av avdraget för mervärdesskatt. Bolaget väljer i stället att beräkna avdraget utifrån de faktiska kostnaderna exklusive mervärdesskatt för mat respektive starköl. Av den totala kostnaden exklusive mervärdesskatt avser 60 procent (900/1500) mat och 40 procent (600/1500) starköl. Avdrag för mervärdesskatt kan medges med högst mervärdesskatten på ett underlag som uppgår till 900 kr exklusive mervärdesskatt (300 kr x 3). Av detta belopp ska 540 kr (60 % av 900 kr) anses avse mat och 360 kr (40 % av 900 kr) anses avse starköl. Bolaget har därför avdragsrätt för mervärdesskatt med 12 % på 540 kr och 25 % på 360 kr, alltså totalt med 154,80 kr. Vid inkomstbeskattningen kan bolaget göra avdrag med 270 kr (3 x 90 kr). Återstående del av måltidsutgiften, 1333,20 kr, blir en icke avdragsgill kostnad för representation.

Middag med vin – beräkning enligt de regler som gällde 1996

Q AB har i samband med en affärsförhandling, extern representation, haft kostnader för middag med totalt 879 kr för tre personer. Kostnaden för mat är 450 kr exklusive mervärdesskatt och kostnaden för vin är 300 kr exklusive mervärdesskatt. Restaurangen har tagit ut mervärdesskatt med 129 kr (12 % på 450 kr och 25 % på 300 kr). Q AB har en verksamhet som medför avdragsrätt för mervärdesskatt.

Om avdraget för mervärdesskatt beräknas enligt schablon och enligt de regler om gällde 1996 kan Q AB få avdrag för mervärdesskatt med skäliga 28 kr per person. I det nu aktuella fallet har bolaget därför rätt att dra av mervärdesskatt med 84 kr. Q AB behöver då inte göra någon beräkning utifrån faktiska kostnader för mat respektive vin. Vid inkomstbeskattningen kan bolaget göra avdrag med 270 kr (3 x 90 kr). Återstående del av måltidsutgiften, 525 kr, blir en icke avdragsgill kostnad för representation.

Q AB kan i stället välja att beräkna avdraget för mervärdesskatt utifrån faktiska kostnader för mat respektive vin. Av den totala kostnaden exklusive mervärdesskatt avser 60 procent (450/750) mat och 40 procent (300/750) vin. Avdrag för mervärdesskatt kan medges med högst mervärdesskatten på ett underlag som uppgår till 540 kr exklusive mervärdesskatt (180 kr x 3). Av detta belopp ska 324 kr (60 % av 540 kr) anses avse mat och 216 kr (40 % av 540 kr) anses avse vin. Bolaget har därför avdragsrätt för mervärdesskatt med 12 % på 324 kr och 25 % på 216 kr, alltså totalt med 92,88 kr. Återstående del av måltidsutgiften, 516,12 kr, blir en icke avdragsgill kostnad för representation.

Middag med vin. Bolaget saknar avdragsrätt för mervärdesskatt.

Å AB har vid ett representationstillfälle haft kostnader för middag med totalt 1758 kr för tre personer. Kostnaden för mat är 900 kr exklusive mervärdesskatt och kostnaden för vin är 600 kr exklusive mervärdesskatt. Restaurangen har tagit ut mervärdesskatt med 258 kr (12 % på 900 kr och 25 % på 600 kr). Å AB har en verksamhet som inte medför avdragsrätt för eller rätt till återbetalning av mervärdesskatt.

Vid inkomstbeskattningen kan bolaget göra avdrag med 270 kr (3 x 90 kr) med tillägg för den mervärdesskatt som avser detta belopp (till den del mervärdesskatten inte ska dras av eller återbetalas enligt ML). Å AB kan få avdrag för 90 kr med tillägg för mervärdesskatt med skäliga 14 kr per person. I det nu aktuella fallet har bolaget därför rätt att, vid inkomstbeskattningen, få avdrag för 270 kr plus 42 kr, dvs. totalt 312 kr för detta representationstillfälle. Å AB behöver då inte göra någon beräkning utifrån faktiska kostnader för mat respektive vin. Återstående del av måltidsutgiften blir en icke avdragsgill kostnad för representation.

Å AB kan som alternativ vid inkomstbeskattningen dra av 270 kr med ett tillägg för mervärdesskatten på beloppet beräknat utifrån faktiska kostnader för mat respektive vin. Avdraget skulle då uppgå till 270 kr plus 46,44 kr (12 % x 162 kr + 25 % x 108 kr), dvs. totalt 316,44 kr.

Gå till Skatteverkets beräkningar av avdrag för moms