Spara kvitton digitalt
En vanlig fråga är huruvida det går bra att spara kopior av kvitton i digital form, utan att spara originalkvittona. Under vissa förhållanden är det möjligt att spara kvitton elektroniskt.
Skovik är en lösning som ger dig möjlighet att hantera kvitton digitalt: Gå till Skovik & spara kvittot digitalt »
När du har möjliget att spara kvitton digitalt
Bokföringslagen (7 kap.) säger att räkenskapsinformation ska bevars i sin ursprungliga form. Det betyder att kvitton som kom i pappersform till företaget ska sparas i samma ursprungliga form, medan digitala kvitton såsom epostade kvitton ska sparas digitalt. Du kan göra en fotokopia på det pappersbaserade kvittot, men måste i detta fall behålla originalet tills vidare.
Bokföringslagen tillåter dock att originalkvitton förstörs från och med det fjärde året efter utgången av kalenderåret då räkenskapsårets avslutades, under förutsättning att materialet sparas digitalt på ett betryggande sätt. Totalt ska räkenskapsinformationen sparas i sju år.
Ytterligare en situation när det är möjligt att ersätta papperskvitton med digitala kopior är vid anställdas utlägg för kostnader i tjänst.
Om anställda i ett aktiebolag gör utlägg med privata med och sedan får ersättning från företaget, har de möjlighet att lämna in digitala kopior på papperskvittona. I detta fall behöver originalkvittona inte sparas. Med andra ord kan reseräkningar och utläggsrapporter i många fall digitaliseras helt. Det går att läsa mer om bakgrunden till att spara papperskvitton digitalt här.